N4/T4 sisteminde bir departmanın ihtiyacı olan bir eşyanın/hizmetin şirketi dışından tedarik edilmesi için talep oluşturur.
Örnek olarak 2 farklı ürünün; demirbaş olarak bir eşyanın ve hizmetin alınmasının talep işlemleri ayrı ayrı olarak anlatılmıştır.
•N4/T4 sisteminde her firma kendi işleyişine ait özel satın alma talep onay süreci oluşturabilir.
•N4/T4 sisteminde birden fazla talep onay süreci alış işlemine atanabilir.
Aşağıdaki ana bölümlerde işlemler anlatılmıştır.
Demirbaş Eşyanın Talep Süreci İşlemleri
Hizmetin Talep Süreci İşlemleri
Talebe bağlı teklif ve alış işlemleri nasıl takip edilir?
Kullanıcılara genel bilgi vermesi için standart bir satınalma talep sürecinin aşamaları aşağıda verilmiştir. Her firmaya göre bu aşamalar değişmektedir.
1. Talep Oluşturma
•İlgili departman, ihtiyacı olan malzeme veya hizmeti belirler.
•Satın alma talep formu doldurulur (ürün adı, miktar, tahmini fiyat, gerekçesi vb.).
•Talep, onaya sunulmak üzere ilgili sisteme girilir.
2. Talep Onay Süreci
•Talep, yetkilendirilmiş kişiler veya yöneticiler tarafından incelenir.
•Bütçe durumu, stok durumu ve ihtiyacın gerekliliği değerlendirilir.
•Onaylanırsa satın alma birimine yönlendirilir, reddedilirse gerekçesi belirtilir.
3. Tedarikçi Araştırması ve Teklif Toplama
•Onaylanan talep doğrultusunda tedarikçi araştırması yapılır.
•Mevcut veya yeni tedarikçilerden teklif istenir.
•Fiyat, kalite, teslim süresi, ödeme koşulları gibi kriterler değerlendirilir.
4. Teklif Değerlendirme ve Tedarikçi Seçimi
•Gelen teklifler karşılaştırılır ve en uygun tedarikçi seçilir.
•Gerekirse tedarikçilerle pazarlık yapılır.
•Tedarikçi seçiminden sonra sözleşme veya sipariş süreci başlatılır.
5. Satın Alma Siparişinin Oluşturulması
•Satın alma siparişi hazırlanır.
•Tedarikçiye sipariş iletilir.
•Sipariş numarası ile takip süreci başlar.
6. Malzeme/Hizmet Teslimatı ve Kontrol
•Tedarikçi, siparişi belirtilen şartlara uygun şekilde teslim eder.
•Ürünler veya hizmetler kalite kontrol ekibi tarafından incelenir.
•Eksiklik veya hata varsa tedarikçiye bildirilir ve çözüm sağlanır.
7. Fatura Kontrolü ve Ödeme
•Tedarikçiden gelen fatura, sipariş ve teslim edilen mal/hizmet ile karşılaştırılır.
•Onaylandıktan sonra muhasebe birimi tarafından ödeme süreci başlatılır.